آموزش نرم افزار های معماری

پاورقی در ورد ( Footnote )

با انتخاب این گزینه و زدن تائید ، مكان نما به پائین صفحه میرود و به شما اجازه میدهد تا توضیح مطلب خود را بنویسید البته میتوانید از كلید تركیبی Alt+Ctrl+F نیز استفاده كنید.

برای درج اولین پاورقی در پاراگراف اول مكان نما را بعد از كلمه راه انداز قرار دهید، حال از منوی Insert روی زیر منوی Footnote رفته كلیك نمائید. اكنون Footnote را تیك بزنید. حال كلید Ok را بزنید پس از زدن Ok مكان نما به پائین صفحه انتقال پیدا خواهد كرد و شما میتوانید توضیح پائین صفحه را بنویسید. با زدن ok خود برنامه بطور خودكار عدد یك را كمی بالاتر در محیط متن بعد از كلمه راه انداز قرار داده و همین طور عدد یك پائین صفحه را و از طرفی برا جدا كردن محیط متن و پاورقی خطی رسم كرده است . در كل میتوان گفت شما فقط یك درج پاورقی كردید و توضیح نوشتید اما برنامه دو عدد یك ( یكی در بالای متن و یكی در پائین متن ) درج كرد و خط جداكننده محیط و متن را نیز كشیده است .

چنانچه قلم عددهای بالای متن كوچك هستند شما میتوانید سایز آنها را تغییر دهید.

زمانی كه روی كلمه در درون متن قرار بگیرید توضیح متن پائین صفحه را بشما در Box كوچكی نشان خواهد داد.

– در صورتیكه بخواهید پاورقی را از بین ببرید كافی است شماره بالای كلمه درون متن را بلوك كرده و كلید Delete را از صفحه كلید بفشارید.

– در صورتیكه بخواهید خط جداكننده محیط و متن را به وسط یا سمت راست یا چپ صفحه انتقال دهید مراحل زیر را دنبال كنید:

1- صفحه را از منوی View به حالت Normal ببرید.
2- از منوی View زیر منوی Footnots را انتخاب كنید توجه داشته باشید دستور Footnote را از منوی Insert فعال كرده باشید وگرنه این زیر منو برای شما فعال نخواهد بود.
3- زمانی كه صفحه به دو قسمت تقسیم شد از Drap Down جعبه Footnote در صورتیكه Footnote را انتخاب كرده باشید و در جعبه Endnote در صورتیكه Endnote را انتخاب كرده باشید گزینه Footnote Separator را انتخاب كنید خط ظاهر شده و شما میتوانید از نوارابزار Formatting با استفاده از كلیدهای Center برای وسط چین كردن Align Right برای راست چین كردن و Align Left برای چپ چین كردن خط استفاده كنید.

4- شما میتوانید از منوی View حال پنجره را به حالت Page Layout ببرید.

-انتها نویس Endnote

با انتخاب این گزینه و درج آن بجای آنكه توضیحات در پائین صفحه قرار بگیرند در انتهای متن و یا انتهای هر بخش قرار می گیرند.

شماره ( Numbering )

شماره خودكار (Auto Number) : برنامه بطور خودكار شماره میزند.

علائم (Custom Mart) : در این انتخاب میتوانید بجای استفاده از شماره و یا حروف از علائم استفاده كنید در اینصورت برنامه برای پاورقی اول یكبار آن علامت را درج و به همین ترتیب ادامه میدهد با كلیك روی Symbol میتوانید علامت مورد نظر را انتخاب كنید.

برای اینكه بتوانید به دیگر امكانات پاورقی دسترسی داشته باشید روی گزینه Options كلیك نمائید در این گزینه دو كادر محاوره ای وجود دارد :

همه پاورقی ها ( All Footnote )

همانطور كه گفته شد پاورقی معمولاً در پائین هر صفحه می باشد اما چنانچه خواستید میتوانید محل پاورقی های خود را در زیر متن نیز قرار دهید معمولاً این انتخاب در كتابها استفاده نمی شود اما این امكان در برنامه وجود دارد:

1- در پائین صفحه (Bootom of Page) كه این گزینه معمولاً متداول است.

2- در زیر متن (Beneath Text) كه معمولاً متداول نیست.

روش شماره گذاری (Number Format) : توسط این گزینه میتوانید روش شماره گذاری را تغییر دهید.

شروع از (Start at) : معمولاً شروع اولین پاورقی عدد یك می باشد، اما اگر ادامه یك كتاب یا پرونده دیگر را كار می كنید میتوانید شماره شروع را تغییر دهید.

همه انتها نویس ها (All Endnote)

محل انتهانویس (Place at) : اگر بخاطر داشته باشید گفته شد محل انتها نویس ها در انتهای پرونده است . اما در صورت لزوم میتوانید محل آنها را در انتهای هر بخش نیز تعریف كنید.

1- انتهای هر بخش (End of section)
2- انتهای هر پرونده (End of document)
روش شماره گذاری (Number format) : توسط این گزینه میتوانید روش شماره گذاری را تغییر دهید.
شروع از (Start at) : شماره آغازین را تغییر میدهد.

شماره گذاری ( Numbering )

الف) ادامه دار (Continuous) : انتخاب این گزینه موجب خواهد شد تا شماره توضیحات بصورت دنباله دار باشد.
ب ) شروع مجدد در هر بخش (Restart each section) : این انتخاب موجب خواهد شد تا شماره ها پس از شروع هر بخش مجدداً از یك آغاز شود.

تبدیل ( Convert )

برای فعال شدن این گزینه اول باید یا Footnote و یا Endnote را انتخاب كرده باشید.

اگر یك پرونده را كامل تایپ كرده باشید و از پاورقی در آن استفاده كرده باشید به كمك كادر محـــاوره ای All Footnote و با كلیك روی گزینه Convert میتوانید تمام پاورقی های خود را به انتها نویس تبدیل كنید.

این گزینه در كادر محاورهای All Endnote نیز وجود دارد و در صورت وجود انتهانویس، همه انتهانویس ها را تبدیل به پاورقی می نماید.

بطور خلاصه تبدیل پاورقی به انتها نویس و یا تبدیل انتها نویس به پاورقی است .

جستجو( Find )

توسط این فرمان كه در منوی Edit می باشد میتوانید بدنبال حروف و كلمات بگردید و یا میتوانید از كلید تركیبی Ctrl+F استفاده كنید.

متنی را تایپ كنید. در قسمتFind گزینه Find What كلمه ای را كه جستجو می كنید تایپ كنید و Enter بزنید تا اولین كلمه یافت شود با كلیك روی گزینه Find Next میتوانید به دنبال بقیه كلمه ( مورد نظر ) موجود در متن بگردید.

در صورتیكه كلید More را بفشارید كادر دیگری ظاهر میشود در این كادر شما میتوانید حساسیت هایی را برای جستجوی متن ایجاد كنید.

محدوده جستجو ( Search )

در گزینه Find اگر بخواهید تمامی پرونده مورد جستجو قرار بگیرد باید در انتخابهای خود محدوده جستجو ALL باشد.( یعنی جستجو در همه پرونده ) اما اگر خواستید با انتخاب گزینه Down با باز كردن فهرست رو به پائین میتوانید از برنامه بخواهید تا از محل مكان نما به پائین را بگردد و با انتخاب گزینه UP از محل مكان نما به بالا را جستجو نمائید.

جایگزینی ( Replace )

این زیر منو كه در منوی Edit وجود دارد به شما امكان میدهد تا به دنبال یك كلمه گشته و آن را با كلمه دیگری جایگزین نمائید. از كلید فوری و تركیبی Ctrl +H نیز میتوانید برای دسترسی به این زیر منو استفاده كنید.

برای انجام این كار كافیست تا در Find What كلمه مورد جستجو را وارد كنیدو در Replace With كلمه ای را وارد كنید كه میخواهید جایگزین گردد. بقیه گزینه ها همان است كه در فرمان Find در اختیار داشتید. اما در این پنجره دو گزینه دیگر بنام Replace, Replace All وجود دارد. گزینه Replace كلمه یافته شده را تك تك با كلمه جدید جایگزین می نماید اما گزینه Replace هر آنچه را كه بیابد جایگزین خواهد نمود.

برو به ….. ( Go To )

این زیر منو در منوی Edit وجود دارد و میتوانید از كلید فوری Ctrl+G یا F5 یا دبل كلیك روی سمت چپ سطر وضعیت به این كادر محاوره ای دسترسی پیدا كنید. اگر به شما بگویند در یك پرونده فرضاً 200 صفحـــه ای به صفحه 42 بروید آیا فقط به كمك كلیدهای ویرایشی این كار را انجام میدهید ( یعنـــی با كلیدهایی مثل Page Down, Page Up ) . این روش ، روش صحیحی نیست كافیست تا كلید فوری این زیر منو را بزنید. این گزینه به شما امكان میدهد تا به فرامین زیر دسترسی سریعتر داشته باشید.

فرضاً اگر این گزینه را روی page تنظیم كنید و عدد 20 را وارد كنید ، مكان نمای شما ابتدای صفحه 20 خواهد ایستاد. پس از رفتن به صفحه 20 اگر خواستید تا به صفحه 24 بروید ( یعنی 4 صفحه جلوتر) كافیست تا 4+ را تایپ كنید با این عمل 4 صفحه به جلو میروید و اگر بخواهید به صفحه 18 بروید كافیست تا 6- را تایپ كنید با این عمل 6 صفحه به عقب میرویدمیتوانید توسط next به صفحه بعد و توسط گزینه Previous به صفحه قبل بروید.

استفاده از خطایاب

خطایابی املایی و گرامری هنگام تایپ :

علاوه بر كنترل املا، و گرامر كل مدرك در هر بار ، Word میتواند متن را هنگام تایپ نیز كنترل كند. كلماتی كه در فرهنگ لغت وجود ندارند، با یك زیر خط موجدار قرمز رنگ و خطاهای گرامری را با یك خط سبز رنگ مشخص و مارك دار می شوند. میتوانید خطاها را بلافاصله یا در هر زمانی كه می خواهید رفع كنید. برای كار كردن با یك كلمه یا عبارتی كه با خطایاب خودكار املا، یا گرامر ، زیر خط دار شده است ، روی كلمه یا عبارت ، كلیك راست كنید. یك منوی بازشو ظاهر میشود كه شامل پیشنهادات جایگزینی كلمه ( در صورت پیدا شدن ) و چندین فرمان مرتبط می باشد.

برای خطای املایی ، انتخاب هایی بصورت زیر وجود دارد :

1- متنی را تایپ كنید در صورت پیدا شدن زیر خط دار موج دار قرمز رنگ روی كلمه كلیك راست كنید.
2- برای جایگزینی كلمه با یكی از جایگزین های پیشنهادی ، روی كلمه جایگزین كلیك كنید.
3- برای چشم پوشی از تمام موارد مشابه كلمه در مدرك ، روی Ignore All كلیك كنید.
4- برای اضافه كردن كلمه به فرهنگ لغت ، روی Add كلیك كنید.
5- برای افزودن اشتباه تایپی به لیست Auto Correct را انتخاب كرده و سپس املای جایگزین مناسب را انتخاب كنید.

6- برای شروع یك خطایابی منظم ، روی Spelling كلیك كنید.

تمام گزینه هایی كه در بالا گفته شد در این كادر وجود دارد.
هنگامی كه روی یك خطای گرامری كلیك راست می كنید انتخابهای زیر به شما پیشنهاد میشوند :
1- یك جایگزین پیشنهادی را برای درج در مدرك ، انتخاب كنید.
2- برای چشم پوشی از خطای موجود ، Ignore Sentence را انتخاب كنید.
3- برای شروع یك خطایابی گرامری منظم ، Grammar را انتخاب كنید.

البته میتوانید از كلید تركیبی F7 یا از نوار ابزار Standard كلید Spelling & Grammer را نیز انتخاب كنید.

برای ظاهر كردن كلمات زیر خط دار با خطایابی خودكار املایی و گرامــــری از منوی Tools زیر منوی Option سپس برگ نشان Spelling & Grammer و گزینه های Check Grammer Spelling as you type,Check Spelling as you type را انتخاب كنید.
و اگر مـــدركتان شامل كلمـــات زیرخط داری با خطایابـــی خــــودكار املایی و گرامــــری است و میخواهیــد زیـــر خـــط ها را پنهان ســـازید، از منـــــوی Tools زیر منوی Option سپـــس برگ نشـان Spelling & Grammer و گزینــــه هــای Hide Spelling Errors in This Document,Hide Grammatical Errors in This Document را برگزینید. برای نمایش دوباره زیر خط ها این دو گزینه را از انتخاب خارج كنید.

پاورقی در ورد و غلط گرایی در Word

موضوعات مرتبط: نکات و ترفند های برنامه Word & Power poit

رنگ و خميده نوشتن در مايكروسافت ورد :
براي پر رنگ كردن Bold و خميده نوشتن Italic كلمات در مايكروسافت ورد راههاي فراواني مانند Ctrl B و Ctrl I وجود دارد. ساده ترين روش پر رنگ نوشتن كلمات و جملات تايپ علامت ستاره (شيفت و عدد 8) بدون فاصله دقيقاً در ابتداي كلمه و جمله و تايپ مجدد و بدون فاصله آن در انتهاي جمله است. خميده كردن كلمات هم با قرار دادن علامت خط تيره (شيفت و علامت منها) در اول و آخر كلمات انجام ميشود.

پر كردن صفحه در WORD :
پر كردن صفحه‌اي مملو از نوشته‌هاي نامفهوم با تايپ دستور =rand() انجام ميشود. در اين حالت 3 پاراگراف جمله تكراري The quick brown fox jumps over the lazy dog را نشان خواهد داد. با تغيير در پارامترهاي داخل پرانتز ميتوان به تعداد جملات و پاراگرافها افزود به طور مثال با دستور =rand(6,4) تعداد 6 پاراگراف كه هر يك از آنها 4 جمله دارند نشان داده خواهد شد.

تغيير حروف از بزرگ به كوچك:
چنانچه بخشي از متن و يا تمام آن به اشتباه و يا عمداً با حروف بزرگ انگليسي تايپ شده و تصميم داريد آنها را به حروف كوچك تغيير دهيد كافي است پس از انتخاب نوشته دكمه‌هاي Shift+F3 را همزمان فشار دهيد تا متن به حروف كوچك تبديل شود. استفاده مجدد از همان كليدها بخش هاي لايت شده را به حروف بزرگ تبديل خواهد كرد.

تايپ اعداد كسري :
براي وارد كردن اعداد كسري مانند ¼، ½ و ¾ كه در كيبوردهاي كامپيوتر ديده نميشوند ميتوان به ترتيب كدهاي Alt0188, Alt0189, Alt0190 را به كار برد. براي تايپ اعداد حتماً بايد از قسمت Numeric Pad كه در سمت راست كيبورد قرار گرفته است استفاده شود.

کشیدن حروف در ورد:

اگر میخواهید حرفی را مثل " کلـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــمــــــــــــــــــــــــــــــــه " تایپ کنید حرف خود را بنویسید کلید shift را نگهدارید حرف "ت" را تا جای دلخواهتان پائین نگهدارید سپس حرف بعدی را بنویسید.

بايگاني و بستن همزمان چندين فايل باز در word:
معمولاً براي بايگاني و يا خروج از چندين فايل باز بايد هر يك از آنها را به تنهايي بست. اگر چندين فايل همزمان باز است قبل از خارج شدن كليد Shift را نگاهداشته و منوي مايكروسافت ورد را كليك كنيد. دو انتخاب ديگر به نامهاي Close All و Save All به منوي فايل اضافه ميشود و با استفاده از آنها ميتوان تمام فايلها را همزمان بست و يا بايگاني كرد

کليدهاي ميانبر موجود در آفيس

يکي از نشانه هاي کاربران حرفها ي عملکرد سريع آنها توسط کليدهاي ميانبر است. ميتوان گفت تمامي نرم افزارها اين کليدهاي ميانبر را بري سهولت کار کاربران دارا هستند. در اين ترفند قصد داريم به معرفي تمامي کليدهي ميانبر موجود در بسته نرم افزاري آفيس بري برنامه هي Excel , PowerPoint , Word و ... و همچنين نحوه عملکرد هر يک بپردازيم. اگر قصد داريد در زمان خود صرفه جويي کنيد ين کليدها را به خاطر بسپاريد.

کليدهي عمومي:
ايجاد يك سند جديد Ctrl+N
فراخواني يك سند متفاوت Ctrl+O
حركت ميان سندهاي باز Ctrl+F6
ذخيره سازي يك سند Ctrl+S
چاپ يك سند Ctrl+P
بستن يك سند Ctrl+W

كليدهاي ميانبر حركت در سند:
يك كلمه جهت نماي راست +Ctrl و جهت نماي چپ +Ctrl
يك پاراگراف جهت نماي بالا +Ctrl و جهت نماي پايين +Ctrl
يك صفحه كامل به بالا Page up
يك صفحه كامل به پايين Page down
ابتداي سطر Home
انتهاي سطر End
ابتداي يك سند Ctrl+Home
انتهاي يك سند Ctrl+End
يك سطر بالا كليد جهت نماي بالا
يك سطر پايين كليد جهت نماي پايين
يك كاراكتر به سمت راست يا چپ كليدجهت نماي راست يا چپ
حذف كلمه يا عبارتي در سمت راست (بعد)مكان نما Ctrl+Del
حذف كلمه يا عبارتي در سمت راست (قبل)مكان نما Ctrl+Backspace
حركت مكان نما به بالاي صفحه نمايش Ctrl+Page up
حركت مكان نما به پايين صفحه نمايش Ctrl+Page down

كليد هاي ميانبر كار با متن:
انتخاب كاراكتر سمت راستي اشاره گر كليدجهت نماي راست+Shift
انتخاب كاراكتر سمت چپي اشاره گر كليدجهت نماي چپ+Shift
انتخاب يك واژه كليدجهت نماي راست+Shift+‍Ctrl
انتخاب يك سطر Shift+End
انتخاب يك پاراگراف كليد جهت نماي پايين+Shift+‍Ctrl
اتنخاب تمام سند A+‍Ctrl
رفتن به يك صفحه مشخص G+‍Ctrl

كليد هاي ميانبر ويرايش متن:
حذف كاراكتر قبلي اشاره گر Backspace
حذف كاراكتر كه اشاره گر روي ان قرار دارد يا متني كه انتخاب شده است Delete
حذف واژه قبلي اشاره گر Ctrl+ Backspace
حذف كاراكتر بعدي اشاره گر Ctrl+Delet
کپي و حذف متن انتخاب شده Ctrl+X
كپي گرفتن از متن انتخاب شده Ctrl+C
الصاق متن كپي شده Ctrl+V
بررسي املايي يك سند F7
يافتن متن در سند Ctrl+F
جايگزيني متن در سند Ctrl+H
عملUndo Ctrl+Z
عمل Redo Ctrl+Y
پايان سطر و انتقال به سطر بعدي Enter
ترفندستان
حركت به سمت پايين در Tab Outline
درج تورفتگي سطر اول پاراگراف يا پرش به ايستگاههاي پرشي Tab
حذف يا افزودن سطر جاري Ctrl+0

كليدهاي ميان بر قالب بندي متن:
تغيير قلم F+Shift+‍Ctrl
تغيير اندازه قلم P+Shift+‍Ctrl
پررنگ كردن قلم B+‍Ctrl
ايتاليك كردن قلم I+‍Ctrl
زير خط دار كردن قلم U+‍Ctrl
دو زير خط دار كردن قلم D+Shift+‍Ctrl
حذف قالب بندي كاراكتر Space Bar+‍Ctrl
فضاي خطوط تنها پاراگراف 1+‍Ctrl
فضاي دو برابر خطوط پاراگراف 2+‍Ctrl
فضاي 5/1 برابر خطوط پاراگراف 5+‍Ctrl
تراز بندي وسط پاراگراف E+‍Ctrl
تراز بندي چپ پاراگراف L+‍Ctrl
تراز بندي راست پاراگراف R+‍Ctrl
تراز بندي از دو طرف پاراگراف J+‍Ctrl
برجسته كردن پاراگراف از چپ M+‍Ctrl
برجسته كردن پاراگراف ازراست M+shift+‍Ctrl
حذف قالب بندي پاراگراف Q+‍Ctrl
به روز رساني فيلدها F9
تغيير روش نمايش فيلد منتخب Shift+F9
تغيير روش تمام فيلدهاي سند Alt+F9
كاهش يا افزايش اندازه قلم به اندازه يك رقم [+Ctrlا]
تغيير اندازه قلم به اندازه پيش فرض قبلي يا بعدي <+Ctrl+Shiftا>
تبديل حروف عادي به حالت دو زير خط و برعكس D+Shift+‍Ctrl
تبديل حروف عادي به انديس دار پايين و برعكس =+Ctrl
تبديل حروف عادي به انديس دار بالا و برعكس =+Ctrl+Shift
تبديل ابتداي كلمات به حروف كوچك يا بزرگ AK+shift+‍Ctrl
تغيير قلم جاري F+Shift+‍Ctrl
تغيير قلم جاري F+Shift+‍Ctrl
تغيير اندازه قلم جاري F3+Shift
ايجاد تو رفتگي از سطر بعدي P+Shift+‍Ctrl
حذف تو رفتگي سطر بعدي +T‍Ctrl
حذف تو رفتگي سطر دوم T+Shift+‍Ctrl
انتخاب همه سند A+‍Ctrl
درج يك شكستگي سطري Enter+Shift
انتقال به سطر يا صفحه بعدي Ctrl+Enter
اشكار يا پنهان نمودن علايم H+Shift+‍Ctrl

كليدهاي ميان بر صدا:
خاموش/روشن نمودن ميكروفن Winkey+V
انتقال بين دو حالت ديكته و فرمان صوتي Winkey+T
فعال كردن حالت تصحيح Winkey+C

كليدهاي ميان بر منوها:
فعال شدن اولين عنوان نوار منو ALT
فعال شدن منوي Alt + F File
فعال شدن منوي Alt + E Edit
فعال شدن منوي Alt + V View
فعال شدن منوي Alt + I Insert
فعال شدن منوي Alt + O Format
فعال شدن منوي Alt + T Tools
فعال شدن منوي Alt + A Table
فعال شدن منوي Alt + W Windows
فعال شدن منوي Alt + H Help

یك سری نكات كوچك ولی مفید را برای دوستداران Word می نویسم

- با فشار1 دادن كلیدهای Shift+Alt+D تاریخ روز درج می شود.
2- برای جابجا و عوض کردن جای منوها در ورد از این طریق عمل میکنیم.
بر روی قسمتی از پنجره ورد کلیک راست کرده و در انتها گزینهCustomize ، سربرگ Commands و در پایین گزینه Rearrange Commands را انتخاب کرده تا پنجره آن باز شود، سپس در بالای این پنجره سوئیچ Toolbar را انتخاب و از منوی کرکره ای روبروی آن گزینه Menu Bar را جستجو کرده و کلیک می کنیم. Move up و Move حالا تمام گزینه های منو نمایش داده می شود و می توان با دکمه های down مکان آنها را در نوار منوی بالای ورد جابجا کرد.
3- در صورت اینكه برنامه ورد غلط املایی در سند پیدا كند شما می توانید با گرفتن كلیدهای
Alt + F7 لیست لغات ارائه شده در فرهنگ غلط یاب ورد باز شده و لغاتی جهت تصحیح ارائه می كند. اگر كلید F یعنی كلیدی كه با روشن و خاموش كردن آن كلیدهای عملكرد كلیدهای دو كاره عوض می¬شود را بزنید با فشار دادن دو كلید بالا عملكرد به این صورت است كه متن را تا جایی كه تایپ شده بدون اینكه كلید Enter را زده با شیم آن را پاك می كند، چه اینكه یك كلمه تایپ و اینتر زده باشیم و یا اینكه چند صفحه مدام تایپ و سپس كلید اینتر را زده باشیم.

4- اگر شما لغت یا متنی را تایپ كنید و اندازه نوع خط یا فونت، رنگ و تغییرات دیگر در آن ایجاد نمایید و بخواهید دوباره متن را به حالت اول یعنی بدون تغییرات در آورید،‌ بعد از انتخاب آن كلیدهای تركیبی Ctrl+Spacebar را فشار دهید تا متن به حالت اول خود برگردد. این كار حتی بعد از ذخیره كردن و بستن برنامه ورد و رجوع به آن بعد از مدتی نیز امكان پذیر است.
5- برای اینكه خط جدیدی را شروع كنید بدون آنكه یك پاراگراف جدید بوجود آید كلیدهای Shift + Enter را فشار دهید.
6- برای دیدن مترادفهای یک لغت (البته بطور پیش فرض فقط زبان انگلیسی است) با انتخاب لغت و فشردن کلیدهای Shift + F7 پنل Research در سمت راست برنامه باز شده و می¬توانید لغات مترادف مربوط به لغت انتخابی شما را نشان دهد.
7- برای درج پاورقی و انتهانویسی كلیدهای Alt+Ctrl+F یا Alt+Ctrl+E را فشار دهید.
8- برای درج Comment بر روی حرف، كلمه،‌ یا جمله (های) مورد نظر آنها را انتخاب و سپس كلیدهای Alt+Ctrl+M را فشار داده و Comment را می نویسیم.
9- برای برداشتن دكمه ها از Menu Bar، كلید Alt را نگه داشته و با ماوس دكمه دلخواه را به داخل پنجره سند بكشید.
10- برای اینکه متنی را به حالت اندیس بالا و یا اندیس پایین ببرید، متن را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl + Plus Sign‌ یا Ctrl + Equal Sign ( کنترل و علامت جمع یا مساوی در ردیف بالا) را فشار دهید.
11- برای رفتن به اول سند كلیدهای Ctrl + Home و برای رفتن به آخر سند كلیدهای Ctrl + End را فشار دهید.
12- اگر بر روی كلمه Page در نوار وضعیت دو بار كلیك نمائید می¬توانید،‌ سربرگ Go to از پنجره Find and Replace را در اختیار داشته باشید.

13 - برای بزرگ و کوچک کردن فونت می توانیم کلمه یا کلمه های مورد نظر را انتخاب کرده و سپس با کلیدهای[+ Ctrl فونت را بزرک کرده و با کلیدهای ]+Ctrl فونت را کوچک کنید.

_{14- در منوی}¹^{FORMAT/FONT/SUBSCRIP}می توانیم اندیس پایین بذاریم

اغلب کسانی که از نرم افزار word برای نوشتن مقالات و کتاب های خود استفاده می کنند در پایان کار فهرست مطالب را به صورت دستی درج می کنند. رضا جوالچی : تمام مقاله ها و کتاب هایی که برای انتشار به صورت رسمی یا غیررسمی آماده می شوند، دارای فهرست مطالب هستند. یک فهرست شامل عنوان بخش ها، فصل ها و زیرعنوان ها است که شماره صفحه های ارجاع آنها در جلوی هر عنوان درج شده است. اغلب کسانی که از نرم افزار word برای نوشتن مقالات و کتاب های خود استفاده می کنند در پایان کار فهرست مطالب را به صورت دستی درج می کنند. درج کردن فهرست به صورت دستی این اشکال را دارد که اگر به هر دلیلی مثل تغییر اندازه قلم، تغییر محل فصل ها و... متون جابه جا شوند، فهرست مطالب به روز نشده و کاربر باید مجدد اقدام به درج فهرست کند که این کار وقت زیادی را از کاربر تلف می کند مخصوصا اگر تعداد صفحه های مطلب تهیه شده زیاد باشد. یکی از قابلیت های برنامه word ایجاد فهرست خودکار است. این قابلیت به نام tables of contents یا toc در word قرار داده شده است. word به راحتی می تواند از عنوان های سند فهرست تهیه کرده و به همراه شماره صفحه در محلی که می خواهید، قرار دهد. این فهرست همیشه قابل به روزرسانی است. tables of contents می تواند فهرست را بر اساس عنوان های یک سند ایجاد کند. این نکته را در نظر داشته باشید که word می تواند تا 9 عنوان و زیرعنوان را پشتیبانی کند. پس ابتدا باید عناوین و زیرعناوین سند را با استفاده از سبک ها heading 1 تا heading 9 قالب بندی کنید. برای این کار اشاره گر را در عنوان مورد نظر قرار داده و روی دکمه style در نوار ابزار قالب بندی کلیک کنید و بسته به سطح عنوان یکی از سبک های heading 1 تا heading 9 را انتخاب کنید. بعد از عنوان بندی سند برای آنکه فهرست محتویات در اولین صفحه سند قرار گیرد باید یک صفحه خالی در بالای تمام صفحه ها ایجاد کنید. برای این حرکت به اولین صفحه سند رفته و با زدن کلید ctrl + enter یک صفحه خالی درج کنید. حالا به ابتدای صفحه خالی جدید بروید بعد از این مرحله منوی insert را باز کرده و بعد از قرار دادن اشاره گر روی گزینه reference فرمان index and tables را انتخاب کنید و در کادری که باز می شود سربرگ tables of contents را فعال کنید. این کادر دو ناحیه preview دارد، بخش print preview پیش نمایش فهرست مطالب برای چاپ است و کادر web preview پیش نمایش فهرست مطالب برای صفحه های وب. فعال بودن گزینه show page numbers باعث درج شماره صفحه ها در فهرست می شود. علامت داشتن گزینه right align page numbers شماره ها را در مقابل فهرست ها قرار می دهد و غیرفعال کردن آن باعث می شود شماره هر فهرست در جلوی آن درج شود. در کادر tab leader می توانید یک leader برای فاصله بین فهرست و شماره آن انتخاب کنید. کادر فرمت شامل چندین قالب برای پیکربندی فهرست است. کادر show levels تعداد زیرعنوان هایی که در فهرست شرکت می کنند را تعیین می کند. یک فهرست می تواند تا 9 زیرعنوان را داشته باشد. بعد از تنظیم های مورد نیاز روی دکمه ok کلیک کنید تا فهرست محتویات در محلی که تعیین کرده اید، درج شود.

ایجاد فهرست مطالب در ورد ۲۰۰۳

درج فهرست مطالب (Table Of Contents)‏ در Word 2003
ایجاد فهرستی از عناوین اصلی و عناوین فرعی همراه شمارهٔ صفحات از الزامات کار تهیه کتاب یا مقاله یا گزارش یا پایان نامه است. معمولا خوانندگان پیش از تصمیم به خواندن مطلبی، نظری به فهرست آن می‌اندازند و بعدا نیز این فهرست به آنها کمک می‌کند تا سریعا بخش مورد نظر خود را بیابند.
ایجاد فهرست در ورد ۲۰۰۳ به نویسندگان نیز کمک می‌کند تا سریعا و با کلیک روی عناوین موجود در فهرست، وارد صفحهٔ درخواستی خود شوند و متن را ویرایش کنند، نوشته یا تصویری به آن بیفزایند و یا از آن بکاهند. با چند کلیک ساده فهرست به روز می‌شود و تغییرات در شمارهٔ صفحات و عناوین بطور خودکار در آن اعمال می‌شود.

چگونگی ایجاد فهرست مطالب:

پیش از ایجاد و نمایش فهرست مطالب باید عناوینی که قصد نمایشش را در فهرست مطالب دارید، به فرمت و سبک عناوین و سر تیتر در آورید. بر اساس شیوهٔ کارتان به دو شکل می‌توان این مهم را انجام داد:

شیوهٔ اول: فرمت بندی عناوین و رئوس مطالب از ابتدا و به هنگام نوشتن متن:

ساده ترین کار این است که از همان ابتدای نگارش، عناوین و رئوس مطالب خود را با استفاده از نوار ابزارهای Formatting و Outlining فرمت دهید. سپس و هر زمان که خواستید، فهرست مطالب را به شرح زیر ایجاد کنید،

در نقطه‌ای که مایلید فهرستتان نمایان شود، کلیک کنید و در صورت تمایل پیش از آن بنویسید: فهرست مطالب.
روی Insert در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Reference قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Index and Tables کلیک کنید.در پنجرهٔ جدید روی زبانهٔ Table of Contents کلیک کنید.
با استفاده از جعبهٔ Formats یکی از نمونه های فهرست گذاری From template و Classic و Distinctive و Fancy و Modern و غیره را انتخاب کنید.
با استفاده از جعبهٔ Tab leader فاصله بین عناوین تا شمارهٔ صفحات را با خط یا نقطه چین یا بدون این دو در فهرست مطالب به نمایش بگذارید.
روی OK کلیک نمایید.
شما می‌توانید با انتخاب فهرست ایجاد شده و با استفاده از ابزار راست به چپ نویسی، فهرست خود را مطابق خط فارسی از راست به چپ نمایش دهید.

شیوه دوم: فرمت بندی عناوین و رئوس مطالب پس از نوشتن متن:

اگر عناوین و سرفصل‌های نوشتهٔ شما فاقد فرمت و سبک خاص سر تیترها می‌باشند، می‌توانید یکی از سه شیوهٔ زیر را برای فهرست گذاری بکار بندید:

ایجاد فهرستی از رئوس مطالب و شرح‌های اجمالی:

روی View در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Toolbars قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Outlining کلیک کنید.
روی نقطه ای از بند یا پاراگرافی که مایلید در فهرستتان ظاهر شوند کلیک کنید.
با استفاده از جعبهٔ Outline Level در نوار ابزار Outlining روی سطح مناسبی کلیک کنید. می‌توانید یکی از سطوح یک تا نه را برای نمایش پاراگراف خود انتخاب کنید. گزینش شماره های بزرگتر ویژهٔ عناوین فرعی تر می‌باشد که بدینوسیله آنها در فهرست ایجاد شده ریزتر و با تو رفتگی بیشتری به نمایش در خواهند آمد.
در نقطه‌ای که مایلید فهرستتان نمایان شود، کلیک کنید و در صورت تمایل پیش از آن بنویسید: فهرست مطالب.
روی Insert در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Reference قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Index and Tables کلیک کنید.
در پنجرهٔ جدید روی زبانهٔ Table of Contents کلیک کنید.
با استفاده از جعبهٔ Formats یکی از نمونه‌های فهرست گذاری From template و Classic و Distinctive و Fancy و Modern و غیره را انتخاب کنید.
با استفاده از جعبهٔ Tab leader فاصله بین عناوین تا شمارهٔ صفحات را با خط یا نقطه چین یا بدون این دو در فهرست مطالب به نمایش بگذارید.
روی OK کلیک نمایید.
شما می‌توانید با انتخاب فهرست ایجاد شده و با استفاده از ابزار راست به چپ نویسی، فهرست خود را مطابق خط فارسی از راست به چپ نمایش دهید.

ایجاد فهرست سفارشی:

اگر نیمه وظیفهٔ Styles and Formatting باز نیست، در نوار منوی ورد ابتدا روی Format و سپس روی Styles and Formatting کلیک کنید تا نیمه وظیفهٔ Styles and Formatting ظاهر شود.
عناوین یا سرفصل‌های خود را یکی یکی انتخاب کنید و روی سبک و فرمت‌های سرفصل Heading کلیک کنید تا به آن فرمت‌ها درآیند. می‌توانید یکی از چند سر فصل را برای نمایش عنوان خود انتخاب کنید. سر فصل “Heading” شمارهٔ یک ویژهٔ عناوین اصلی تر است، گزینش شماره های بزرگتر ویژهٔ عناوین فرعی تر می‌باشد که بدینوسیله آنها در فهرست ایجاد شده ریزتر و با تو رفتگی بیشتری به نمایش در خواهند آمد.
با کلیک روی All Styles در جعبهٔ Show می‌توانید به همهٔ سبک‌های سرفصل نویسی دست یابید.
همچنین می‌توانید با راست کلیک روی سبک‌ها و انتخاب Modify تغیراتی را در شکل آنها اعمال نمایید یا سبک تازه‌ای ایجاد کنید.
در نقطه‌ای که مایلید فهرستتان نمایان شود، کلیک کنید و در صورت تمایل پیش از آن بنویسید: فهرست مطالب.
روی Insert در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Reference قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Index and Tables کلیک کنید.
در پنجرهٔ جدید روی زبانهٔ Table of Contents کلیک کنید.
روی Options کلیک کنید.
زیر Available styles شیوه و سبک‌های در دسترس را خواهید یافت.
زیر TOC level و در سمت راست نام شیوه و سبک‌ها، تا شمارهٔ نه را بدلخواه اضافه کنید تا سطح و ترازی را که برای سبک و شیوهٔ عناوین خود می‌پسندید قابل اجرا شود.
اگر مایلید فقط از سبک و فرمت سفارشی استفاده ‌کنید، شماره های TOC level را برای سبک‌هایی موجودی چون Heading 1 بردارید.
روی OK کلیک نمایید.
با استفاده از جعبهٔ Formats یکی از نمونه های فهرست گذاری From template و Classic و Distinctive و Fancy و Modern و غیره را انتخاب کنید.
با استفاده از جعبهٔ Tab leader فاصله بین عناوین تا شمارهٔ صفحات را با خط یا نقطه چین یا بدون این دو در فهرست مطالب به نمایش بگذارید.
روی OK کلیک نمایید. شما می‌توانید با انتخاب فهرست ایجاد شده و با استفاده از ابزار راست به چپ نویسی ، فهرست خود را مطابق خط فارسی از راست به چپ نمایش دهید.

ایجاد فهرستی از عناوین و ورودی های دلخواه:

اولین عنوانی را که مایلید در فهرستتان ظاهر شود انتخاب نمایید.
همزمان کلید ALT و SHIFT و حرف O را بفشارید.
با استفاده از جعبهٔ Level، سطح مناسبی را برای عنوان برگزیدهٔ خود انتخاب و سپس روی Mark کلیک کنید.
بهمین ترتیب عناوین و عناوین فرعی بعدی را انتخاب و ابتدا روی Entry و سپس روی Mark کلیک کنید و در پایان روی Close و روی نشانهٔ ¶Show/Hide در نوار ابزار ورد کلیک نمایید.
روی Insert در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Reference قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Index and Tables کلیک کنید.
در پنجرهٔ جدید روی زبانهٔ Table of Contents کلیک کنید.
روی Options کلیک کنید.
در پنجرهٔ Table of Contents Options روی Table entry fields کلیک کنید.
تیک کنار Styles و Outline levels را بردارید تا دیگر عناوین و سرفصل ها در این فهرست نشان داده نشوند.
روی OK در دو پنجرهٔ باز شده کلیک نمایید.
شما می‌توانید با انتخاب فهرست ایجاد شده و با استفاده از ابزار راست به چپ نویسی ، فهرست خود را مطابق خط فارسی از راست به چپ نمایش دهید.

دسترسی به عناوین از طریق فهرست مطالب:

با گرفتن دکمهٔ Ctrl و کلیک روی عناوین موجود در فهرست مطالب، به صفحاتی که آن عناوین در آنها وجود دارد، منتقل خواهید شد.
اگر فهرست خود را در صفحهٔ اول ایجاد کرده‌اید با فشردن همزمان دکمهٔ Ctrl و دکمهٔ Home به صفحه‌ٔ اول منتقل خواهید شد.
همچنین می‌توانید در نوار ابزار Outlining روی Go to TOC کلیک کنید تا فهرست مطالب انتخاب شود. برای نمایان شدن این نوار ابزار روی View در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Toolbars قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Outlining کلیک کنید.

اعمال تغییرات و اصلاح و بروز کردن فهرست مطالب:

پس از ایجاد فهرست مطالب، ممکن است تغییراتی در متن بوجود آورید، مطلبی را اضافه یا کسر کنید و یا صفحات جدیدی ایجادی کنید که سبب می‌شود تا شمارهٔ صفحات با فهرست شما نخواند، همچنین ممکن است تغییراتی در متن عناوین انجام دهید، بعلاوه با تغییر سبک و فرمت عناوین به فرمت معمولی Normal آنها از فهرست شما حذف می‌شوند، و با تغییر عناوین و نوشته‌ های جدید به فرمت سرفصل عناوین تازه‌ای به فهرستتان اضافه می‌گردد، که باید برای برای نمایش این تغییرات، فهرست مطالب را اصلاح نمود:

برای اصلاح می‌توانید روی فهرست مطالب راست کلیک کنید و روی عبارت Update Field در پنجرهٔ باز شده کلیک نمایید. پنجرهٔ بروز رسانی فهرست مطالب“Update Table of Contents” باز می‌شود. در این پنجره با انتخاب Update page numbers only شمارهٔ صفحات اصلاح می‌شوند و با انتخاب Update entire table فهرست بطور کامل اصلاح می‌شود.
شما می‌توانید با کلیک روی فهرست مطالب و فشردن دکمهٔ F9 نیز به پنجرهٔ بروز رسانی فهرست مطالب دست یابید.
همچنین با کلیک روی ابزار Update TOC در نوار ابزار Outlining پنجرهٔ بروز رسانی فهرست مطالب باز می‌شود. با کلیک بر ابزار Go to TOC در همین نوار ابزار، در هر صفحه از سندتان که باشید به قسمت فهرست مطالب خواهید رفت. اگر نوار ابزار Outlining باز نیست، روی View در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Toolbars قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Outlining کلیک کنید تا این نوار ابزار نمایان شود.

حذف فهرست مطالب:

روی View در نوار منوی ورد کلیک کنید و نشانگر ماوس خود را روی Toolbars قرار دهید و در پنجرهٔ باز شده بر Outlining کلیک کنید تا این نوار ابزار نمایان شود.
در نوار ابزار Outlining روی نشانهٔ Go to TOC کلیک کنید تا فهرست مطالب انتخاب شود.
دکمهٔ DELETE را فشار دهید.
شما همچنین می‌توانید بطور دستی فهرست مطالب را انتخاب کنید و سپس دکمهٔ DELETE را فشار دهید.

حواشی:

نمایش فارسی شمارهٔ صفحات:

برای اینکه شمارهٔ صفحات در فهرست مطالب به فارسی نشان داده شوند،

ابتدا در نوار ابزار ورد روی Tools و سپس روی Options و پس از آن روی Complex Scripts کلیک کنید. در بخش General، با استفاده از زبانهٔ متحرک روبروی Numeral گزینهٔ Hindi را انتخاب نمایید و OK را کلیک کنید.
لطفا توجه داشته باشید برای نمایش فارسی شمارهٔ صفحات، این تغییرات باید در کامپیوتری که توسط آن از سندتان پرینت گرفته می‌شود، اعمال گردد.
همانطور که پیش از این گفته شد می‌توانید با انتخاب فهرست ایجاد شده و با استفاده از ابزار راست به چپ نویسی ، فهرست خود را مطابق خط فارسی از راست به چپ نمایش دهید.

مکان فهرست مطالب:

معمولا فهرست مطالب را در صفحهٔ اول قرار می‌دهند.
برای رفتن به صفحهٔ اول دکمهٔ Ctrl و دکمهٔ Home را همزمان بفشارید.
برای اینکه صفحهٔ جدیدی ویژهٔ فهرست مطالب بوجود آورید، دکمهٔ Ctrl و دکمهٔ Enter همزمان فشار دهید تا صفحهٔ جدیدی بوجود آید.
به ابتدای صفحه خالی جدید بروید و در بالای آن صفحه کلیک کنید و مطابق آنچه در پیش گفته شد فهرست خود را بوجود آورید.

روش انتخاب کردن متن در ورد:

برای اعمال تغییرات در اندازه و نوع قلم و فرمت و رنگ متن باید ابتدا آن متن انتخاب شود.
برای انتخاب متن، نشانگر ماوس را در ابتدای آن متن کلیک کنید و نگهدارید و به انتهای آن متن بکشید و در آنجا رها کنید. کلمات در حالت انتخاب در زمینهٔ تیره دیده می‌شوند.
با دو بار کلیک کردن روی هر کلمه آن کلمه انتخاب می‌شود.
با سه بار کلیک کردن در هر نقطه از پاراگرافی یا در کنار آن، تمام آن پاراگراف انتخاب می‌شود.
با فشردن دکمه Ctrl و یکبار کلیک کردن، تمام متن انتخاب می‌شود.
در نوار ابزار Outlining با کلیک روی نشانهٔ Go to TOC فهرست مطالب انتخاب می‌شود.

نکاتی در مورد Word